Microsoft Gold Certified
Microsoft Dynamics

CRM voor onderwijsinstellingen

Van aanbod naar vraag
De onderwijssector heeft de afgelopen jaren te maken gehad met fundamentele veranderingen. Denk aan de afnemende bekostiging, toenemende concurrentie. Een zeer mobiele doelgroep die zelf bepaalt waar en wanneer men kennis wil ontvangen. Ook de rol van onderwijsinstellingen zelf is veranderd. Van het puur overdragen van kennis naar het adviseren en coachen van studenten om hen te helpen goede keuzes te maken in het oerwoud van opleidingsmogelijkheden. In een dergelijke setting is het een behoorlijke uitdaging om uw instelling onderscheidend in de markt neer te zetten en aan de verwachtingen van klanten en andere relaties te (blijven) voldoen.

Gelukkig staan de technologische ontwikkelingen niet stil en zijn er genoeg tools die u kunnen ondersteunen. Ook op het gebied van relatiebeheer kan een goed geïmplementeerd systeem u niet alleen helpen om uw relaties goed te registreren en te managen, maar geeft u daarnaast inzicht in (potentiele) studenten, alumni, ouders, leveranciers en andere betrokkenen.  Hierdoor bent u in staat om een echte dialoog met hen aan te gaan.

Succesvol in het onderwijs
De afgelopen 10 jaar heeft CRM Resultants tientallen onderwijsinstellingen stap voor stap geholpen met hun implementatie van Microsoft CRM. En niet zonder succes – voor de onderwijsinstellingen welteverstaan. Samen met de instelling bekijken we welke relatiestrategie het beste bij hen past. We stellen vast bij welke processen ondersteuning gewenst is (zie CRM landkaart voor Onderwijs) en begeleiden de teams die met de invoering of optimalisatie van de applicatie belast zijn. Onze opgebouwde kennis en kunde hebben wij omgezet in branche specifieke onderwijstemplates. Hierdoor heeft u de garantie dat uw instelling snel en vertrouwd met Microsoft CRM aan de slag kan.

Wij zien onze CRM oplossing voor Onderwijs veel breder dan de CRM applicatie op zich. Ketenintegratie is hierbij het sleutelwoord:  het bouwen van een waarde netwerk door de samenwerking aan te gaan met toeleverende scholen, leerbedrijven waar alumni werken etc. Hierbij worden data gedeeld en processen op elkaar afgestemd.

En (n)u?
Wij kunnen ook u helpen een echte dialoog met uw relaties aan te gaan. Op deze website informeren wij u alvast over de laatste CRM-gerelateerde trends in het onderwijs en welke middelen tot uw beschikking staan om deze om te zetten in uw eigen voordeel. Leer van de ervaringen van anderen en lees hoe zij hun stappen op het CRM-pad hebben ervaren.

Maar het liefst gaan wij natuurlijk een dialoog met u aan om specifiek voor uw instelling te kijken wat Microsoft CRM en wij voor u kunnen betekenen!

Neem contact met mij op

 

Referenties
Resources
Klantcases

CAH Dronten

Christelijke Hogeschool Ede

De CHE biedt tien hbo-opleidingen, een hbo-master en zes lectoraten op het gebied van verpleging, sociale studies, theologie, (basis)onderwijs, journalistiek en communicatie en zakelijke en personele dienstverlening. ook in 2014 behoorde CHE tot een van de beste hogescholen van Nederland met een derde plaats in de Keuzegids Hoger Onderwijs 2015.

De vraag:
CHE wilde alle activiteiten rond instroommanagement plaats laten vinden via één centraal CRM systeem

De oplossing
In eerste instantie heeft CRM Resultants hiervoor Microsoft Dynamics CRM 4.0 geïmplementeerd, enige jaren later gevolgd door de upgrade naar CRM 2011. Op dit moment is het volgende voor CHE gerealiseerd in Microsoft CRM met de CRM Resultants Onderwijstemplates als basis:

  • Instroommanagement – het versturen van brochures, registreren van interesses, maken van selecties voor uitnodigingen voor open dagen etc.
  • Stagebeheer – stageplaatsen worden gekwalificeerd in CRM en daarna aangeboden aan de student via de stageportal. De student kan zich door middel van een webformulier aanmelden. Na plaatsing wordt de evaluatie van de student ook in CRM afgehandeld.
  • Contractonderwijs – het verkopen van cursussen vindt online plaats. Daarnaast worden registratie van cursussen, kostenberekeningen en inschrijving van personen afgehandeld in CRM waarbij gebruik wordt gemaakt van door ons ontwikkelde webformulieren.

Het resultaat
CRM en het CRM systeem zijn echt een onderdeel geworden van het dagelijkse werk van alle faculteiten. Er is nu sprake van een eenduidige werkwijze en een grote mate van efficiency door het gebruik van webformulieren waarmee alles direct in CRM wordt geregistreerd. CHE kan hierdoor haar bestaande capaciteit optimaal voor de instelling laten renderen.

Council of International Schools

The Council of International Schools (CIS) is een wereldwijde non-profit ledenorganisatie die services verleent aan scholen, hogere onderwijsinstellingen en individuen op het gebied van internationaal onderwijs. De kernservices zijn School Accreditatie, Recruitment voor onderwijzers & onderwijsbestuurders en services die samenwerking tussen scholen, colleges en universiteiten faciliteren.

De vraag
CIS wilde meer gestructureerde en efficiënte processen en daarnaast beter inzicht in de toegevoegde waarde die zij levert aan haar leden om op basis daarvan haar dienstverlening blijvend te verbeteren.

De oplossing
Om bovenstaande vraag te beantwoorden heeft CRM Resultants op basis van Microsoft CRM een zeer geavanceerde portal ontwikkeld. Hier vindt alle registratie van gegevens plaats en is sprake van een hoge mate van automatisering van de afhandeling hiervan door gebruikmaking van workflows. De portal biedt haar bezoekers persoonlijk relevante informatie door deze af te stemmen op de rol die deze persoon speelt bij CIS. Doorloopt men een accrediatieproces, dan wordt alleen hieraan gerelateerde informatie getoond. De volledige membership cyclus van CIS is in het CRM systeem ingericht. Van 1e contact tot toekenning van membership en alles wat daar tussen zit (bezoeken inplannen, documentatie toesturen, informatie verschaffen etc.)

Recruitment is tweeledig ingericht. De recruiters van scholen kunnen zoeken naar baanzoekenden: cv’s raadplegen, opslaan en contact opnemen. Personen die op zoek zijn naar een baan, kunnen zichzelf registreren, waarna geschikte vacatures aan hen worden voorgesteld. Accreditatie: als scholen lid zijn, kunnen ze een accreditatie traject ingaan waarbij over een langere periode allerlei contactmomenten via de portal  worden gemanaged en in CRM geregistreerd. Alle activiteiten worden ondersteund door face to face evenementen, bijvoorbeeld de Recruitment Fair. Inschrijving en betaling worden via de portal gerealiseerd en in CRM geregistreerd. Van hieruit wordt de financiele informatie doorgezet naar het finance systeem etc.

De online directory van leden op de website wordt gevoed met real-time informatie uit het CRM systeem. Hier wordt bijvoorbeeld op basis van adresgegevens een koppeling gemaakt met Google maps zodat de locatie van het betreffende lid op de kaart kan worden aangegeven.

Resultaat
CIS heeft grote stappen gemaakt op het gebied van efficiency en foutreductie. Maar het belangrijkste resultaat is dat zij haar leden en andere relaties een customer experience kan bieden die beantwoord aan de verwachting en deze zelfs overschrijdt.

Deltion College

Het Deltion College is het regionale opleidingscentrum van MBO-onderwijs voor Zwolle en omgeving. Ruim 13.500 studenten volgen hier een van de aangeboden 199 beroepsopleidingen.

De vraag
De demografische gegevens laten zien dat er voor de komende jaren een flinke afname van de reguliere studentinstroom te verwachten is Deltion heeft als strategisch doel bepaald de huidige grootte minimaal te willen behouden. Een focus op het werven van (nieuwe) studenten is daarmee noodzakelijk. Het vroegtijdig aangaan van een relatie met potentiële studenten (leads) én/of hun beïnvloeders is daarbij een speerpunt. Deltion wil het prospectproces meer als een commercieel proces gaan beschouwen en meer inzicht hebben in de ‘pipeline’. Daarnaast vindt Deltion het ook erg belangrijk om de juiste studiekeuze te adviseren en daardoor vroegtijdige uitval zoveel mogelijk tegen te gaan.

De oplossing
Het Deltion College heeft het besluit genomen om Microsoft Dynamics CRM in te zetten ter ondersteuning van het prospectmanagement. Om dit proces in te richten, is de Werving & Instroom template van CRM Resultants als uitgangspunt voor de inrichting van het systeem genomen. Daarnaast is er ook een opleidingscatalogus ingericht en is ClickDimensions ingezet voor E-mail marketing.
 
Het resultaat
De processen rondom het plannen en inschrijven op evenementen en het aanvragen van brochures en opleidingsbladen verloopt nu geautomatiseerd via de website. Hierdoor is er een goed inzicht ontstaan in wie er allemaal geïnteresseerd is in Deltion en waar deze mensen vandaan komen. Dit maakt gerichtere marketing mogelijk, maar levert ook waardevolle informatie op in voorlichtings- of intakegesprekken in een later stadium.

EFR

Met meer dan 4.500 leden is EFR een van de meest actieve en professionele studieverenigingen van Nederland. Zo’n 125 actieve leden stellen samen met het bestuur van de vereniging een scala aan dienstverlening en producten beschikbaar aan de studenten van de Erasmusuniversiteit en specifiek aan de studenten van de economische faculteit. Via de uitgebreide website kunnen studieboeken tegen aantrekkelijke prijzen worden gekocht, wordt studieondersteuning geboden en kan men zich inschrijven voor een breed scala aan sociale evenementen. Ook wordt hulp geboden om studenten voor te bereiden op het werkende leven na de studie(s). Kortom, bij EFR kunnen studenten terecht voor een totale ‘Student Experience’.

De vraag
Het oude CRM systeem dat werd ingezet voor de ledenadministratie vervangen door Microsoft Dynamics CRM waarbij EFR alle functionaliteit die zij nodig heeft, kan benaderen vanuit één centraal systeem. Daarnaast wil EFR haar aanbod af kunnen stemmen op persoonlijke voorkeuren van haar relaties.

De oplossing
ClickDimensions wordt hierbij ingezet om de producten en services nog gerichter aan te gaan bieden aan de individuele studenten. Er is een goede integratie gerealiseerd tussen het CRM systeem en de website waar een groot deel van de interactie met de studenten zich afspeelt. Deze koppeling is de basis van alles wat EFR doet en maakt het vastleggen en terugvinden van gegevens van individuele leden, het segmenteren van de doelgroep en het doen van specifieke aanbiedingen veel eenvoudiger dan het was.

Een real-time link tussen de website en het CRM systeem zorgt ervoor dat beschikbare informatie over de student direct gebruikt kan worden in de interactie, zodat de student niet telkens dezelfde informatie hoeft te verstrekken, wat het voor de leden steeds makkelijker maakt met de vereniging te communiceren.

Resultaat
Alle voordelen van het werken met één centraal systeem. Daarnaast is met deze implementatie een belangrijke verbetering doorgevoerd in de student experience.

Erasmus Universiteit

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een stevige verankering in de stad Rotterdam en de regio. Vanuit die sterke betrokkenheid op haar stedelijke omgeving heeft de EUR op specifieke terreinen aansluiting bij de wetenschappelijke wereldtop, zoals in de geneeskunde en gezondheidszorg, in economie, econometrie en management.

’Act local, think global’ is ons adagium: kosmopolitisch Rotterdam met zijn grootstedelijke vraagstukken is ons academisch laboratorium; de wetenschappelijke kennis, hier ontwikkeld, is grenzeloos toepasbaar.

Ons wetenschappelijk onderwijs en onderzoek is geconcentreerd op het gebied van:

  • Gezondheid
  • Welvaart
  • Bestuur
  • Cultuur

GOC

GOC, het Kenniscentrum voor de Creatieve Industrie, verzorgt in dit segment personeelsontwikkeling voor werkgevers en werknemers, sociale partners en de ministeries van OCW en SZW. GOC ondersteunt werkgevers op diverse manieren bij hun personeelsontwikkeling. Met trainingen op het gebied van techniek, sociale vaardigheden en management. Met diensten op het gebied van opleiden en personeelsmanagement en met de erkenning van leerbedrijven en ondersteuning van praktijkopleiders.

De vraag
GOC wilde de kwaliteit en relevantie van haar dienstverlening sterk verhogen en de samenwerking tussen eigen medewerkers, aangesloten leerbedrijven, stagiairs en onderwijsinstellingen verbeteren.

De oplossing
CRM Resultants heeft de bedrijfsprocessen rondom de communicatie met leerbedrijven, accreditaties, opleidingen, cursussen, arbeidsmarkt en opleidingsadvies ingericht in Microsoft Dynamics CRM, waarbij de CRM Resultants Onderwijstemplate voor Kenniscentra is ingezet. Om de communicatie te verbeteren heeft GOC ook diverse online portaal toepassingen van CRM Resultants ingezet.

Het resultaat
De huidige inrichting van de processen heeft er toe geleid dat GOC nu goed inzicht heeft in de kwaliteit van haar dienstverlening. Door gebruik te maken van online portalen, krijgen leerbedrijven en onderwijsinstellingen snel en compleet inzicht in o.a. accreditatiegegevens, stageplaatsen en cursusinformatie.



Hogeschool Arnhem en Nijmegen

De Hogeschool van Arhhem en Nijmegen (HAN) investeert in modern en kwalitatief onderwijs. Vanuit de campussen in Arnhem en in Nijmegen verzorgt de HAN voor ruim 30.000 studenten meer dan 85 bachelor- en masteropleidingen. De synergie tussen onderwijs en onderzoek is daarbij een belangrijk aandachtspunt.

Basisgegevens HAN:

  •     29.925 HAN-studenten
  •     63 bacheloropleidingen
  •     7 associate degree programma’s
  •     21 masteropleidingen
  •     39 lectoraten bij onderzoek
  •     Bijna 300 cursussen en trainingen (ook post-hbo)
  •     3073 HAN-medewerkers (aantal fte: 2361)

Hogeschool Utrecht

Hogeschool Utrecht (HU) ontstond in 1995 uit een fusie van een aantal hogescholen. Anno 2014 telt Hogeschool Utrecht circa 3.500 medewerkers en 36.500 studenten, verdeeld over zes faculteiten en twee steden: Utrecht en Amersfoort. Naast oude, vermaarde opleidingen zoals die van het Seminarium voor Orthopedagogiek, zijn nieuwe studies gekomen zoals Communication and Multimedia Design. Zij hebben een breed opleidingsaanbod dat vrijwel alle beroepssectoren bestrijkt en zijn een van de grootste aanbieders van post-initieel onderwijs en masterstudies.

De vraag
De Hogeschool Utrecht gebruikt Microsoft Dynamics CRM voor onder andere processen rond werving, stage en contractonderwijs. Hierbij wilde de HU graag meer manieren bieden aan klanten en studenten om toegang te krijgen tot hun diensten door gebruik te maken van portaloplossingen.

De oplossing
CRM Resultants heeft een volledige technische revisie van de bestaande CRM-inrichting gedaan, inclusief software-updates. Daarnaast is de CRM-inrichting voorzien van de nieuwste templates voor relatiebeheer en onderwijs.

Het resultaat
De huidige inrichting inclusief beheerde OTAP-straat is een goede basis voor het uitbreiden van functionaliteit binnen CRM en ontwikkeling van portals waarmee de HU haar dienstverlening kan uitbreiden en verder persoonlijk relevant kan maken.

IVA Driebergen

IVA Driebergen Business School

IVA Driebergen is dé Business School op Mbo- en Hbo-niveau. De opleiding heeft twee studierichtingen; Automotive Business Management  en Nautisch Business Management.

Kenniscentrum Aequor

Aequor maakt als kenniscentrum iedere dag de verbinding tussen datgene wat het bedrijfsleven nodig heeft aan arbeidskapitaal en wat het onderwijs kan bieden. Daarvoor zetten zij bedrijfsadviseurs in die leerbedrijven erkennen en adviseren, scholingsconsulenten die een leven lang leren vormgeven én specialisten die werken aan onder meer kwalificatiedossiers voor het groene mbo-onderwijs en arbeidsmarktinformatie.

De vraag
Aequor was op zoek naar vervanging van het door hen zelf ontwikkelde systeem waarmee de erkenning van bedrijven als stagebedrijf werd geregistreerd. Door het grote aantal erkenningen en het feit dat deze na 4 jaar verlopen, was de status ervan niet meer bij te houden in het oude systeem.

De oplossing
CRM Resultants heeft de erkenningenregistratie gerealiseerd in Microsoft CRM. In aanvulling hierop hebben wij voor Aequor een portal gerealiseerd via welke bedrijven erkenningsaanvragen kunnen doen, afspraken bij kunnen houden en de erkenning zelf kunnen raadplegen. Ook leveranciersbeheer, registratie van uitgegeven tractorrijbewijzen, het beheer van kantoormiddelen en de klachtenregistratie verloopt inmiddels via hetzelfde centrale systeem. Tenslotte is Microsoft CRM de motor van http://www.aequor.nl/leerbedrijven, de website waar studenten en scholen op zoek kunnen gaan naar elkaar.

Het resultaat
Bij het verlopen van de erkenningen wordt door automatische triggers het verlengproces in gang gezet waardoor men niet meer achter de feiten aanloopt. Via de portal kunnen bedrijven zelf hun gegevens up to date houden. Het resultaat voor Aeqor is een betere dienstverlening aan haar klant (zowel student als bedrijf), een verhoging van de effiency (minder zelf hoeven doen) terwijl het aantal gemaakte fouten in geregistreerde data sterk is afgenomen.  

Kenniscentrum Handel

Kenniscentrum Handel (KCH) is de verzamelnaam voor de activiteiten die de vier onderdelen Kenniscentrum Handel, KCH Examens, KCH Human Capital Management en KCH International verrichten.

Gedelegeerd vanuit het ministerie van OCW voert Kenniscentrum Handel voor de sector handel en de bedrijfstak MITT (Mode-, Interieur-, Tapijt en Textielindustrie) een aantal taken uit voor het middelbaar beroepsonderwijs.
Zo stelt Kenniscentrum Handel de kwalificaties (diploma-eisen) op voor beroepen in beide sectoren, werft en ondersteunt het bedrijven bij het opleiden van mensen tot een erkend diploma en verricht het kwalitatief en kwantitatief arbeidsmarkt- en scholingsonderzoek.

NOB

Stichting Nederlands Onderwijs in het Buitenland (NOB) ondersteunt het Nederlands onderwijs in het buitenland. Dit doen wij sinds 1980 in opdracht van het ministerie van OCW. Bovendien verzorgt NOB het werkgeverschap van de Nederlandse leerkrachten en directeuren van de Europese scholen.

NOVA College

Het Nova College heeft beroepsopleidingen in 3 richtingen: economie, techniek en zorg & welzijn en voortgezet algemeen volwassenenonderwijs (Vavo) vmbo-tl, havo en vwo. Nova Contract, onderdeel van het Nova College, biedt een uitgebreid aanbod bedrijfsscholing en volwassenenonderwijs, zoals participatie-, re-integratie- en inburgeringscursussen.

Het Nova College heeft locaties in de regio IJmond, Haarlem, Haarlemmermeer, Amstelveen en de Duin- en Bollenstreek.

ROC Midden Nederland

ROC Midden Nederland is een onderwijsorganisatie voor middelbaar beroepsonderwijs, participatieonderwijs en bedrijfsopleidingen in de provincie Utrecht. Het  dienstenpakket omvat het initiële beroepsonderwijs, contractactiviteiten, volwasseneneducatie, reïntegratietrajecten en preventie. ROC MN heeft met ruim 1.500 medewerkers die het onderwijs voor circa 26.000 studenten verzorgen.

Naast middelbaar beroepsonderwijs, kunnen studenten van 18 jaar en ouder bij ROC MN terecht voor vmbo/tl-, havo- en vwo-opleidingen. Ook verzorgt ROC MN cursussen die voorbereiden op een mbo- of hbo-opleiding. En voor volwassenen onder andere mbo-opleidingen, cursussen, bedrijfsopleidingen, re-integratietrajecten en inburgeringscursussen.

SLB Diensten

SLBdiensten is intermediair tussen onderwijsinstellingen en leveranciers van software, courseware en hardware.

SLBdiensten is in 1992 opgericht. Inmiddels is SLBdiensten toonaangevend in onderwijsland. Dankzij een goede onderhandelingspositie en een uitgebalanceerd product aanbod is SLBdiensten uit gegroeid tot de belangrijkste leverancier van software voor de onderwijsmarkt voor vmbo/havo/vwo en mbo/bve onderwijs instellingen.

SLBdiensten heeft een aantal partners: SURFdiensten levert software en diensten aan de hbo’s en universitaire instellingen. APS IT-diensten levert aan het primair onderwijs. Daarnaast wordt samen gewerkt met Slim! voor de fysieke en logistieke afhandeling van software.

Doelgroep SLBdiensten
- Beroepsonderwijs en Volwasseneducatie (ROC’s)
- Voortgezet Onderwijs (VO)
- Voorbereidend Middelbaar Beroeps Onderwijsinstellingen (VMBO)

SURFdiensten

SURFdiensten is sinds 1991 dé licentieorganisatie voor hoger onderwijs en onderzoek. SURFdiensten sluit namens instellingen overeenkomsten af met leveranciers van software, content, ICT-diensten en hardware. Daarnaast faciliteert SURFdiensten beheer en verzorgt het de verkoop & distributie aan de instellingen. Door de unieke werkwijze worden het hoger onderwijs en onderzoek snel, eenvoudig en voordelig bediend.

Naast het hoger onderwijs en onderzoek in Nederland kunnen ook musea, bibliotheken, grote technologische instituten en Universitair Medische Centra in Nederland en hogescholen en universiteiten in België profiteren van het aanbod van SURFdiensten. Al deze instellingen kunnen via SURFdiensten producten en diensten van meer dan honderd ICT-aanbieders afnemen.

Wageningen UR

Wageningen UR (University & Research centre) werkt binnen het domein gezonde voeding en leefomgeving aan de kwaliteit van leven. Wageningen University - onderdeel van WUR -  is een van de belangrijkste internationale universiteiten met opleidingen en onderzoek op het gebied van gezonde voeding en leefomgeving. WUR is vanaf 2004 bezig met een implementatie van Microsoft Dynamics CRM, waarbij CRM gekoppeld werd aan de projectenadministratie. Om betere invulling te kunnen geven aan vraaggestuurd werken, wil WUR met name de contractactiviteiten beter kunnen managen.

Binnen de WUR houden diverse afdelingen en divisies actief met de verkoop en uitvoer van contractactiviteiten. Twee daarvan, de Wageningen Business School (WBS) en het Center for Development Innovation (CDI) hebben de handen ineen geslagen in hun zoektocht naar een nieuw systeem ter ondersteuning van deze activiteiten. Bij de het CDI gaat het daarbij vooral om het aanbieden van cursusprogramma’s aan studenten met een Nuffic beurs, voor het merendeel afkomstig uit ontwikkelingslanden. Bij de WBS gaat het vooral om de organisatie van betaalde evenementen, primair gericht op de alumni van de WUR.